Política de Tratamiento de la Información

Identificación del responsable del tratamiento de la información

Ámbito de aplicación

Será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Trans Animal Cargo S.A.S.

Objeto

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que Trans Animal Cargo S.A.S., haya recopilado para las finalidades previstas. Que lo anterior se desarrolla en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013.

Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

Los datos personales que se recolecten, almacenen, usen, circulen y supriman, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

En relación con la naturaleza y las funciones propias del objeto social

El Tratamiento de los datos de clientes se realizará para la elaboración de la documentación correspondiente a cada operación ya sea de exportación o de importación.

Recurso Humano

El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación laboral entablada.

Proveedores y Contratistas

El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de selección de proveedores y la contabilización de las operaciones realizadas.

Seguridad en los equipos

Los servidores que contengan información deben ser mantenidos en un ambiente seguro y protegido por lo menos con:

• Controles de acceso y seguridad física.
• Controles de humedad y temperatura.
• Bajo riesgo de inundación.
• Sistemas eléctricos regulados y respaldados por fuentes de potencia ininterrumpida (UPS).

No se permite el alojamiento de información empresarial en servidores externos sin que medie una aprobación por escrito del Comité de Seguridad de la Información.

Los medios que alojan copias de seguridad deben ser conservados de forma correcta de acuerdo a las políticas de Seguridad en la Información.

Protección contra software malicioso

En todo caso y como control mínimo, las estaciones de trabajo de la Compañía deben estar protegidas por software antivirus con capacidad de actualización automática en cuanto a firmas de virus.

Los usuarios de las estaciones no están autorizados a deshabilitar este control.

Copias de seguridad

Toda información que pertenezca a la matriz de activos de información empresarial o que sea de interés para un proceso operativo o de misión crítica debe ser respaldada por copias de seguridad.

Dicho procedimiento debe incluir las actividades de almacenamiento de las copias en sitios seguros.

Intercambio de información con organizaciones externas

Las peticiones de información por parte de entes externos de control deben ser aprobadas por la gerencia.

Auditoría y seguimiento

Todo uso que se haga de los recursos de tecnologías de la información en la Compañía debe ser seguido y auditado de acuerdo con los lineamientos del Código de Ética.

Organización para la seguridad de la información

La Compañía Trans Animal Cargo S.A.S. garantiza el apoyo al proceso de establecimiento, implementación, operación, seguimiento, revisión, mantenimiento y mejora de la presente política, por medio de la creación de una comisión técnica denominada Comité de Seguridad de la Información cuya composición y funciones serán reglamentadas por una mesa de trabajo compuesta por:

• Gerente General
• Directora Administrativa

En todo caso, dicha comisión o la mesa de trabajo, deberá revisar y actualizar anualmente esta política presentando las propuestas, para su aprobación.

Las personas encargadas del manejo de las bases de datos hacen parte del grupo responsable de Seguridad de la Información y por tanto deben seguir los lineamientos de gestión enmarcados en esta política.

Responsabilidad

La Política de Seguridad de la Información es de aplicación obligatoria para todo el personal de la Compañía Trans Animal Cargo S.A.S.

El Comité de Seguridad de la Información

Es responsable de revisar y proponer para su aprobación, el texto de la Política de Seguridad de la Información, las funciones generales en materia de seguridad de la información y la estructuración, recomendación, seguimiento y mejora. Es responsabilidad de dicho comité definir las estrategias de capacitación en materia de seguridad de la información al interior de la Compañía.

También es responsable de mantener íntegro, confidencial y disponible el activo de información mientras que es desarrollado, producido, mantenido y utilizado.

Recursos Humanos

Cumplirá la función de notificar a todo el personal que se vincula contractualmente con la Compañía, de las obligaciones respecto del cumplimiento de la Política de Seguridad de la Información y de todos los estándares, procesos y procedimientos de la misma.

De igual forma, será responsable de la notificación de la presente Política y de los cambios que en ella se produzcan a todo el personal, a través de la suscripción de los Compromisos de Confidencialidad.

Derechos de los titulares

Trans Animal Cargo S.A.S. se compromete a respetar en todo momento los derechos de los titulares de datos personales que son:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a Trans Animal Cargo S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son:
  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Ser informado por Trans Animal Cargo S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.
• Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento Trans Animal Cargo S.A.S. o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Datos sensibles

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Trans Animal Cargo S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

Datos de menores de edad

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida a Trans Animal Cargo S.A.S. por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Obligaciones de Trans Animal Cargo S.A.S.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Atención de peticiones, consultas y reclamos

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Procedimiento para ejercer los derechos

Consultas

Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y este deberá contener la siguiente información:

• Nombre e identificación del Titular.
• La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
• Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, Trans Animal Cargo S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquel.

Una vez recibido el reclamo completo, Trans Animal Cargo S.A.S. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, Trans Animal Cargo S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquel se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Fecha de entrada en vigencia de la política y periodo de vigencia de las bases de datos

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas.

Datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013

Se permite informar que con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013 ha recolectado datos personales de nuestros clientes, proveedores y empleados y reposan en las bases de datos y archivos físicos de la operación. Esta información es utilizada para los fines propios de Trans Animal Cargo S.A.S., con el fin de establecer permanente contacto entre sus Asociados de Negocio, con el fin de estimular la colaboración mutua, cordialidad, fraternidad, espíritu investigativo y actualización permanente. A fin de seguir tratando estos datos, requerimos de su autorización dando cumplimiento a lo preceptuado en el Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. En caso de querer manifestar su negativa frente a esta autorización, puede contactarse por medio de nuestros canales de atención dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación de este comunicado.